How to Transcribe Zoom Meetings

Transcribe your Zoom meetings automatically. Send an AI meeting bot, upload a recording, or use Zoom’s built-in tools. Get speaker-labeled transcripts with action items and structured summaries.

Works with Any Zoom PlanSpeaker DetectionAction Items & Summaries

Supported formats:

MP3WAVM4AMP4FLACOGG

Quick Answer

Transcribe a Zoom meeting into text using Zoom’s built-in transcription, a local recording upload, or an AI meeting bot.

What you’ll do

Get a text transcript from any Zoom meeting

Time required

5–15 minutes

What you need

  • A Zoom meeting link or recording
  • A NovaScribe account (free trial)

3 Ways to Transcribe Zoom Meetings

Choose the method that works best for your Zoom plan and needs.

1

Zoom Built-in Transcription

Paid Plan Only

Use Zoom’s native audio transcript feature. Requires a Pro plan ($13.33+/mo) with cloud recording enabled.

Step 1:Verify your Zoom plan and enable cloud recording in Zoom Settings → Recording.
Step 2:Start or join your meeting → click Record → “Record to the Cloud.”
Step 3:Go to zoom.us → Recordings → find your meeting → click “Audio Transcript.”
Cloud recording requiredLimited languagesBasic accuracy
2

Record Locally and Upload

Manual Process

Record your Zoom meeting to your computer, then upload to NovaScribe for AI transcription.

Step 1:Start meeting → Record → “Record on this Computer.”
Step 2:After the meeting, find the MP4/M4A file in your Zoom recordings folder.
Step 3:Upload the file to NovaScribe → choose language → start transcription.
Works on free Zoom planStandard credit rateExtra manual steps
Recommended
3

AI Meeting Bot

Automated

Send the NovaScribe AI bot to your Zoom meeting. It joins, records, and transcribes automatically.

Step 1:Go to NovaScribe → Meeting Bot → paste the zoom.us link → click “Send Bot.”
Step 2:Admit the bot from the Zoom waiting room (if enabled). The bot starts recording automatically.
Step 3:Get your transcript and structured summary within minutes after the meeting.
Works on any Zoom planSpeaker detection99 languages

Zoom Transcription: Method Comparison

FeatureZoom Built-inRecord + UploadNovaScribe Bot
Zoom Plan RequiredPro+ ($13.33/mo)Any (free works)Any (free works)
Speaker DetectionBasicVia NovaScribeAutomatic
Structured Summary✗✓✓
LanguagesLimited99 languages99 languages
Effort RequiredMinimalManual download + uploadPaste link, done
Live Recording✗ Post-meeting only✗ Post-meeting only✓ During meeting
Cost$13.33+/moFrom $2/moFrom $2/mo (3× credits)

Zoom Built-in vs. NovaScribe

Zoom Built-in

  • ✗Requires Zoom Pro or higher
  • ✗Cloud recording required
  • ✗Limited language support
  • ✗Basic transcript accuracy
  • ✗No structured summary or action items

Best for: Zoom Pro/Business users who need basic transcripts

NovaScribe Bot

  • ✓Works on any Zoom plan including free
  • ✓No cloud recording needed
  • ✓99 languages with auto-detect
  • ✓AI-powered accuracy for multi-speaker calls
  • ✓Action items, decisions, blockers extracted

Best for: Teams who need speaker detection and structured summaries

How NovaScribe Transcribes Zoom Meetings

Paste the Zoom meeting link

Go to NovaScribe → Dashboard → Meeting Bot → paste the zoom.us link → choose language (or auto-detect) → click “Send Bot.”

Admit the bot from the waiting room

When the bot arrives in the Zoom waiting room, click “Admit.” If no waiting room is configured, the bot joins automatically. Recording begins immediately.

Get your transcript and summary

The bot leaves when the meeting ends, or stop it manually. Within minutes, get a full speaker-labeled transcript plus a structured meeting summary with action items, decisions, and key quotes.

Troubleshooting

Bot stuck in waiting room

Zoom waiting room is enabled and no host is present to admit the bot. The meeting host should check the waiting room and admit the NovaScribe bot.

Zoom built-in transcript not available

Cloud recording is not enabled, or your plan doesn’t support it. Enable cloud recording in Zoom Settings → Recording, or use the NovaScribe meeting bot instead.

Poor transcript quality from Zoom’s built-in

Zoom’s built-in transcription has lower accuracy for accents, overlapping speech, and non-English languages. Use NovaScribe’s AI transcription which supports 99 languages.

Can’t find local recording files

Zoom saves local recordings in a default folder that varies by OS. Open Zoom → Settings → Recording → check “Store my recordings at” path.

Why Use NovaScribe for Zoom

Features designed for Zoom meeting transcription.

Works on Any Zoom Plan

NovaScribe’s meeting bot works with Zoom Free, Pro, Business, and Enterprise. No cloud recording or paid plan required.

Speaker Detection

Automatically identifies and labels different speakers. Each person’s contributions are clearly attributed in the transcript.

Structured Summaries

Action items with assignees and deadlines, decisions, blockers, open questions, and key quotes — all extracted automatically.

99 Languages

Transcribe Zoom meetings in any language. Auto-detect or choose manually. Zoom’s built-in has limited language support.

No Software to Install

No Zoom plugins, browser extensions, or downloads required. Paste the meeting link and the bot joins automatically.

Stop Anytime

Full control over the recording. Stop the bot mid-meeting from your NovaScribe dashboard. Transcription starts immediately.

Frequently Asked Questions

آیا Zoom رونویسی رایگان دارد؟

رونویسی داخلی Zoom نیاز به پلن پولی (Pro با قیمت $13.33/month یا بالاتر) با فعال بودن ضبط ابری دارد. حساب‌های رایگان Zoom شامل رونویسی نمی‌شوند. NovaScribe 30 دقیقه رونویسی رایگان شامل دسترسی به ربات جلسه ارائه می‌دهد.

چگونه از ضبط Zoom متن دریافت کنم؟

برای ضبط‌های ابری: به zoom.us بروید، سپس ضبط‌ها، سپس رونوشت صوتی. برای ضبط‌های محلی: فایل MP4 یا M4A را در NovaScribe آپلود کنید تا رونویسی هوش مصنوعی با شناسایی گوینده انجام شود. ضبط‌های محلی نمی‌توانند مستقیماً توسط Zoom رونویسی شوند.

آیا برای رونویسی به Zoom Pro نیاز دارم؟

رونویسی داخلی Zoom نیاز به Pro ($13.33/mo) یا بالاتر با فعال بودن ضبط ابری دارد. ربات جلسه NovaScribe با هر پلن Zoom، از جمله پلن رایگان، کار می‌کند. لینک جلسه را بچسبانید و ربات به‌طور خودکار ملحق می‌شود.

ربات جلسه چگونه به Zoom ملحق می‌شود؟

ربات با استفاده از لینک جلسه zoom.us به‌عنوان یک شرکت‌کننده عادی ملحق می‌شود. اگر جلسه اتاق انتظار داشته باشد، میزبان باید ربات را بپذیرد. پس از پذیرش، ضبط به‌طور خودکار شروع می‌شود.

آیا با اتاق‌های انتظار Zoom کار می‌کند؟

ربات مانند هر شرکت‌کننده دیگری در اتاق انتظار Zoom ظاهر می‌شود. میزبان یا میزبان مشترک باید ربات را به‌صورت دستی بپذیرد. پس از پذیرش، ربات بلافاصله شروع به ضبط می‌کند.

آیا می‌توانم ضبط‌های قدیمی Zoom را رونویسی کنم؟

فایل ضبط Zoom ذخیره‌شده خود (MP4 یا M4A) را در داشبورد NovaScribe آپلود کنید. این از اعتبارات رونویسی استاندارد استفاده می‌کند، نه نرخ 3x ربات جلسه. نتیجه شامل شناسایی گوینده، برچسب‌های زمانی و خلاصه اختیاری است.

رونویسی Zoom از چه زبان‌هایی پشتیبانی می‌کند؟

رونویسی داخلی Zoom از تعداد محدودی زبان پشتیبانی می‌کند. NovaScribe جلسات Zoom را به 99 زبان با شناسایی خودکار زبان رونویسی می‌کند. زبان را قبل از جلسه انتخاب کنید یا بگذارید شناسایی خودکار کار را انجام دهد.

هزینه رونویسی جلسات Zoom چقدر است؟

ربات جلسه NovaScribe از اعتبارات رونویسی 3x استفاده می‌کند. یک جلسه Zoom 1 ساعته تقریباً $0.90 هزینه دارد. یک تماس 30 دقیقه‌ای حدود $0.45 هزینه دارد. پلن‌ها از $2/month برای 200 دقیقه شروع می‌شوند. حساب‌های جدید شامل 30 دقیقه رونویسی رایگان هستند.

Related Guides

AI Meeting Transcription Tool

Learn about NovaScribe’s full meeting transcription features including structured summaries and action items.

How to Transcribe Google Meet

Three ways to transcribe Google Meet calls, from built-in captions to AI bots.

Meeting Summary Template

See the structured output format with action items, decisions, and blockers.

7 Best AI Meeting Note Tools

We tested 7 AI meeting note tools for accuracy, summary quality, and pricing. See full comparison.